Личный помощник

Ассистент Президента

Личный помощник

Тип занятости: постоянная

График работы: полный рабочий день

Условия труда: нормальные

Стажировка: Не предполагается

Опыт работы: 1 год

Образование: высшее

Рабочих мест: 1

Обязанности: 1. Административная поддержка Оказание административной и секретарской поддержки высокого уровня Вице-канцлеру – Президенту. Организация и обеспечение ежедневной деятельности офиса, включая ведение календаря, планирование внутренних встреч и поддержание документации в актуальном состоянии. Управление рабочим графиком Вице-канцлера – Президента, организация встреч, назначений и служебных поездок. 2. Ведение корреспонденции и документооборота Ведение систематизированного электронного и бумажного архива документов, управление договорами и регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, включая электронные коммуникации (электронная почта, системы электронного документооборота, такие как Documentolog), а также бумажную корреспонденцию, получаемую посредством почты или курьерских служб. Подготовка, редактирование, проверка и сопровождение деловой корреспонденции от имени Вице-канцлера – Президента, включая электронные письма, официальные письма и отчёты. Печать, сканирование, копирование, брошюровка и архивирование документов по мере необходимости. Обеспечение корректной маркировки, архивирования и безопасного хранения документов в соответствии с внутренними стандартами Университета. 3. Координация встреч Организация и подготовка встреч, включая бронирование переговорных комнат, подготовку повестки дня, печатных материалов и организацию кофе-брейков. Ведение протоколов встреч при необходимости, подготовка последующей документации и контроль исполнения принятых решений и поручений. Координация взаимодействия с секретарями всех комитетов Университета для обеспечения единообразия процессов и надлежащего ведения документации. 4. Подготовка отчётов и материалов Подготовка и систематизация отчётов, презентаций, справочных и информационных материалов для совещаний высокого уровня с обеспечением точности и своевременности предоставления. Перевод протоколов и документов на английский, казахский и русский языки. 5. Конфиденциальность Работа с конфиденциальной и чувствительной информацией с соблюдением высокого уровня конфиденциальности. Соблюдение профессиональной этики и деловой конфиденциальности при взаимодействии с внутренними и внешними заинтересованными сторонами. 6. Координация посетителей и гостей Профессиональная встреча посетителей, сотрудников и гостей офиса Вице-канцлера – Президента. Организация регистрации, информирования и сопровождения гостей при необходимости. Выполнение функций основного контактного лица для посетителей, координация их визитов и обеспечение необходимой информацией. 7. Организация поездок и логистическая поддержка Полная организационная и логистическая поддержка служебных поездок, включая бронирование авиабилетов, такси и проживания. 8. Поддержка мероприятий Оказание организационной поддержки при проведении мероприятий с участием Вице-канцлера – Президента, включая подготовку материалов, бейджей, навигационных указателей и координацию организационных вопросов. 9. Поддержка управления временем Проактивное содействие Вице-канцлеру – Президенту в эффективном управлении рабочим временем и нагрузкой. Выявление потенциальных конфликтов в расписании и предложение эффективных решений для обеспечения концентрации руководителя на приоритетных задачах. 10. Обеспечение офиса Контроль наличия необходимых канцелярских товаров, расходных материалов и оборудования в офисе Вице-канцлера – Президента. Взаимодействие с соответствующими подразделениями по вопросам технического обслуживания, закупок и обеспечения офиса. 11. Командное взаимодействие Тесное взаимодействие с членами руководящей команды Университета и административным персоналом для обеспечения эффективной работы офиса Вице-канцлера – Президента и Университета в целом. 12. Выполнение иных поручений Выполнение иных задач и поручений, делегированных Вице-канцлером – Президентом.

Профессиональные навыки: Прием и распределение входящих звонков; Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений; Ведение делопроизводства; Регистрация входящей и исходящей информации; Встреча и учет посетителей; Учет и хранение, передача документов в подразделения;

Личные качества: Ответственность; Пунктуальность; Самостоятельность и ответственность; Стрессоустойчивость; Умение быстро принимать решения; Дисциплинированность; Устные коммуникативные навыки; Письменные коммуникативные навыки; Поиск и анализ информации; Тайм-менеджмент; Мультикультурность и открытость; Компьютерная грамотность; Многозадачность;

Знание языков: Казахский / высокий уровень Русский / высокий уровень Английский / высокий уровень

Регион: г. Астана, район "Нұра"

Место работы: Шоссе Коргалжын 13А