Административный секретарь

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан осуществлять следующие действия:

1.Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;

2.Получать для руководителя информацию от работников подразделений, вызывать их по его поручению;

3.Организовывать телефонные переговоры руководителя;

4.Принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводить их до его сведения;

5. Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), вести и оформлять протоколы;

6. Следить за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

7. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

8. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

9. Принимать документы на подпись руководителю;

10.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

11. Соблюдать этику делового общения;

12. Обеспечивать исполнение работниками указаний руководства организации;

13. По требованию руководства представлять достоверную информацию о состоянии порученной ему работы;

14. Обеспечивать конфиденциальность сведений в отношении деятельности Предприятия.

Знать:

15. Возможности использования современных информационных технологий в работе;

16. Правила и нормы безопасности и охраны труда.