Офис-менеджер

Обязанности:

Административная поддержка офиса:

• Ведение документооборота (регистрация, распределение, сканирование).

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.

• Заказ канцелярии, воды, хозяйственных и офисных товаров.

• Взаимодействие с поставщиками и контроль сроков поставок.

Организация работы офиса:

• Поддержание порядка в общих зонах, контроль работы клининга.

• Подготовка переговорных к встречам и совещаниям.

• Контроль исправности офисной техники, организация сервисного обслуживания.

Встреча гостей и сотрудников:

• Работа на ресепшн, встреча посетителей.

• Оформление пропусков, сопровождение гостей.

• Помощь новым сотрудникам: рабочие места, офисные правила.

Координация внутренних процессов:

• Бронирование переговорных и ведение офисных календарей.

• Организация доставки, курьерских услуг, внутренних запросов.

• Взаимодействие с арендодателем, IT-службой, безопасностью, бухгалтерией.

Финансово-операционная часть:

• Работа с первичными документами, подготовка счетов.

• Сбор закрывающих документов, передача в бухгалтерию.

• Контроль оплат внешним подрядчикам.

Организация корпоративной жизни:

• Подготовка внутренних мероприятий: дни рождения, праздники.

• Заказ сувенирной продукции, подарков.

• Поддержание позитивной атмосферы в офисе.

Образование и опыт:

• Среднее специальное или высшее образование.

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником — от 1 года (желательно).

• Будет преимуществом опыт взаимодействия с поставщиками и работы с первичной документацией.

Навыки и компетенции:

• Уверенный пользователь ПК: MS Office, Google Docs, Excel.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Навыки делового общения и клиентского сервиса.

• Умение работать одновременно с несколькими задачами.

• Аккуратность, внимательность к деталям, пунктуальность.

Личные качества:

• Доброжелательность и развитые коммуникативные навыки.

• Организованность, ответственность, способность доводить задачи до результата.

• Способность сохранять спокойствие в быстро меняющейся среде.

• Исполнительность и позитивный настрой.

• Комфортный современный офис, где приятно работать и проводить время.

• Стабильная заработная плата и своевременные выплаты.

• График 5/2, рабочий день с 9:00 до 18:00 — без переработок.

• Официальное оформление и полностью прозрачные процессы.

• Дружная команда, которая поддержит и поможет с первого дня.