Специалист по документообороту

Обязанности:

• Организация и ведение документооборота проекта;
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Ведение реестров входящих и исходящих писем, проектной, рабочей и иной технической документации;
• Приём, регистрация, систематизация и хранение документации, поступающей от ЕРС-подрядчика, проектных организаций и других участников проекта;
• Направление поступившей документации ответственным специалистам на рассмотрение и согласование;
• Контроль сроков рассмотрения документов ответственными сотрудниками; контроль возврата замечаний и ответов подрядным и проектным организациям;
• Ведение актуального статуса документов: получено, на рассмотрении, согласовано, согласовано с замечаниями, отклонено, требуется доработка;
• Контроль версий и ревизий проектной и рабочей документации, исключение использования устаревших версий документов;
• Обеспечение систематизированного хранения актуальных версий документов в электронном архиве проекта;
• Ведение документооборота через Documentolog и другие используемые в проекте системы;
• Оформление и направление официальных писем и документов в соответствии с установленным порядком;
• Контроль наличия необходимых подписей, согласований и приложений перед отправкой документов;
• Ведение реестра протоколов совещаний, официальных писем и других ключевых документов проекта;
• Контроль исполнения документальных поручений и сроков предоставления ответов;
• Взаимодействие с ЕРС-подрядчиком, проектными организациями и внутренними подразделениями компании по вопросам передачи и получения документации;
• Формирование комплектов документов по запросам руководителя проекта и специалистов ОКС;
• Участие в организации передачи исполнительной и иной проектной документации по завершении строительства;
• Подготовка регулярной информации о статусе документооборота, просроченных документах и документах, требующих рассмотрения.

• Высшее или среднее профессиональное образование.
  Предпочтительные направления:
  Документоведение и архивоведение
  Делопроизводство
  Управление
  Экономика
  Технические специальности иные смежные направления.
• Уверенное владение офисным ПО: Word, Excel, Outlook.
• Уверенное владение системами электронного документооборота.
• Опыт работы в Documentolog будет преимуществом.
• Уверенная работа с PDF-документами, электронными архивами, облачными хранилищами и большими массивами файлов.
• Навыки ведения электронных реестров и систематизации проектной документации.

На первоначальном этапе место работы — г. Шымкент, график работы 5/2.
С февраля 2027 года, с переходом проекта в активную стадию строительства, предусматривается направление сотрудника для работы в Туркестанской области, пос. Шаян.
График работы — 5/2.
Необходима готовность к длительной работе в месте реализации проекта и командировкам.
Желательно понимание структуры документации строительных проектов: проектная и рабочая документация, чертежи, технические спецификации, официальная переписка, протоколы совещаний, исполнительная документация.