Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация ежедневной работы офиса и поддержание порядка.

• Контроль наличия канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей и питьевой воды.

• Заказ необходимых товаров и услуг для офиса.

• Взаимодействие с арендодателем, обслуживающими организациями и поставщиками услуг.

• Контроль исправности офисной техники и своевременное решение хозяйственных вопросов.

• Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции.

• Подготовка, оформление и отправка исходящих писем.

• Сканирование, копирование, печать и архивирование документов.

• Контроль наличия подписей, печатей и необходимых приложений.

• Ведение реестров документов и контроль сроков исполнения поручений.

• Подготовка документов к подписанию руководителем.

• Выполнение поручений директора и заместителя директора.

• Организация встреч, переговоров и совещаний.

• Ведение календаря встреч и напоминание о важных мероприятиях.

• Координация взаимодействия между отделами.

• Приём посетителей, организация пропусков и встреч гостей.

• Обеспечение сотрудников необходимой организационной информацией.

• Приём входящих звонков и перевод их ответственным сотрудникам.

• Приём и передача сообщений.

• Ответы на общие запросы клиентов и партнёров.

• Контроль своевременной передачи информации руководству и сотрудникам.

• Подготовка проектов писем, заявок, служебных записок и других документов.

• Передача договоров на согласование и подписание.

• Контроль возврата подписанных экземпляров документов.

• Передача счетов, актов, накладных и других первичных документов в бухгалтерию.

• Систематизация документов по контрагентам и проектам.

• Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам оформления и передачи документов.

• Подготовка заявок на покупку билетов и бронирование гостиниц.

• Сбор необходимых данных для оформления командировочных документов.

• Передача документов в бухгалтерию для расчёта командировочных расходов.

• Контроль наличия подтверждающих документов после возвращения сотрудников.

• Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции.

• Ведение списка поручений руководства и контроль сроков исполнения.

• Контроль своевременного предоставления документов сотрудниками.

• Подготовка отчётов о выполненных административных задачах.

• Своевременное информирование руководства о проблемах, требующих решения.

• Высшее или среднее специальное образование.

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или специалистом по документообороту от 1 года.

• Опыт работы с деловой документацией и административными процессами будет преимуществом.

• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel), электронной почтой и офисной техникой.

• Навыки подготовки, оформления, регистрации и систематизации документов.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Умение составлять деловые письма, служебные записки и заявки.

• Навыки работы с электронным документооборотом.

• Умение организовывать встречи, вести календарь и контролировать сроки исполнения поручений.

• Знание русского языка обязательно; знание казахского языка приветствуется.

• Ответственность, исполнительность и внимательность к деталям.

• Организованность и умение планировать рабочее время.

• Коммуникабельность и вежливость.

• Дисциплинированность и пунктуальность.

• Умение работать в режиме многозадачности.

• Инициативность и способность самостоятельно решать текущие организационные вопросы.

• Конфиденциальность при работе с внутренними документами компании.

• Готовность выполнять поручения директора и заместителя директора в рамках должностных обязанностей.

• Умение работать с большим объёмом документов и информации.

• Готовность взаимодействовать с клиентами, поставщиками, государственными и отраслевыми организациями.

• Опыт работы с договорами, счетами, актами и накладными будет преимуществом.

• Соблюдение внутреннего трудового распорядка и корпоративных стандартов компании.

• Место работы: г. Алматы, офис компании.

• График работы: 5/2, полный рабочий день.

• Заработная плата: обсуждается по результатам собеседования.

• Официальное трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.

• Своевременная выплата заработной платы.

• Комфортные условия труда в офисе.

• Обучение внутренним процессам и адаптация на рабочем месте.

• Работа в стабильной компании, специализирующейся на производстве и поставках дорожной химии.

• Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности.

• Работа в команде с руководством и сотрудниками компании.