Администратор офиса

Обязанности:

​​​​​1. Работа с сотрудниками

1.1. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками по вопросам обеспечения специальной одеждой, обувью и средствами индивидуальной защиты (СИЗ).

1.2. Принимать и обрабатывать заявки сотрудников на получение спецодежды, в том числе изделий нестандартных размеров и индивидуального пошива.

1.3. Выявлять сотрудников, не получивших спецодежду, обувь или отдельные элементы комплектов, и связываться с ними для уточнения причин неполучения.

1.4. Вести учет сотрудников, нуждающихся в дополнительной выдаче, замене или индивидуальном изготовлении спецодежды.

1.5. Консультировать сотрудников по вопросам сроков изготовления, готовности и получения заказанной спецодежды.

2. Снятие мерок и оформление индивидуальных заказов

2.1. Проводить снятие индивидуальных мерок с сотрудников для изготовления спецодежды нестандартных размеров.

2.2. Фиксировать результаты замеров в установленных формах учета, обеспечивая точность и полноту внесенных данных.

2.3. Уточнять с сотрудниками особенности посадки изделий, необходимые корректировки и индивидуальные требования к спецодежде.

2.4. Формировать заявки на изготовление нестандартной и индивидуальной спецодежды и передавать их в швейное производство.

2.5. Проверять полноту и корректность информации в заявках: Ф. И. О. сотрудника, подразделение, вид изделия, размеры, результаты замеров, количество и особые требования.

2.6. Взаимодействовать с производством по вопросам принятия заявок, сроков изготовления, внесения корректировок и устранения выявленных несоответствий.

3. Работа в программе 1С

3.1. Вести учет выдачи, получения и движения спецодежды, обуви и СИЗ в программе 1С в пределах предоставленных полномочий.

3.2. Вносить и актуализировать сведения о сотрудниках, заявках, размерах, заказах и выдаче спецодежды.

3.3. Контролировать корректность отражения операций в 1С и своевременно выявлять расхождения между фактическими данными и данными системы.

3.4. Формировать необходимые отчеты по заявкам, выдаче, остаткам, задолженности по обеспечению сотрудников и индивидуальным заказам.

3.5. Обеспечивать своевременное внесение информации о выполнении заявок и фактическом получении спецодежды сотрудниками.

4. Контроль исполнения заявок

4.1. Отслеживать статус заявок на изготовление и получение спецодежды от момента оформления до фактической выдачи сотруднику.

4.2. Поддерживать актуальный список сотрудников, не обеспеченных спецодеждой, с указанием причин и текущего статуса решения вопроса.

4.3. Взаимодействовать со складом, отделом снабжения, логистикой и швейным производством по вопросам наличия, комплектации, изготовления и выдачи заказов.

4.4. Проверять соответствие готовых изделий заявленным размерам и индивидуальным меркам в пределах своих должностных полномочий.

4.5. Информировать непосредственного руководителя о задержках изготовления, нехватке изделий, повторных обращениях сотрудников и иных проблемах, препятствующих своевременному обеспечению спецодеждой.

4.6. Контролировать своевременное устранение замечаний по индивидуальным заказам и повторному изготовлению изделий при выявлении несоответствий.

5. Отчетность и документооборот

5.1. Вести установленную документацию по заявкам, замерам, индивидуальному пошиву, выдаче и неполученной спецодежде.

5.2. Подготавливать периодические отчеты о количестве обслуженных сотрудников, оформленных заявок, выполненных заказов и нерешенных вопросов.

5.3. Обеспечивать сохранность документов и конфиденциальность персональных данных сотрудников аэропорта.

5.4. Соблюдать установленные процедуры учета, согласования заявок и передачи информации между ЦОР и подразделениями ТОО «Tigin Industry».

​​​​​​Высшее образование

Знание 1С

Знание казахского, русского языков