Администратор и переводчик

1. Цель должности

Обеспечение эффективной административной и организационной поддержки деятельности компании, выполнение письменных и устных переводов между китайским, русским, казахским и английским языками, координация внутренних процессов согласования документов, заявок на оплату и административных расходов посредством OA, CRM и других корпоративных информационных систем.

2. Основные должностные обязанности

2.1. Письменный и устный перевод

• Выполнение письменных переводов документов, деловой корреспонденции, внутренних уведомлений, отчётов, презентаций и других рабочих материалов с китайского на русский, казахский и английский языки и обратно.
• Обеспечение устного последовательного перевода на деловых встречах, совещаниях, переговорах и при взаимодействии с сотрудниками, руководством, партнёрами и внешними организациями.
• Перевод внутренних корпоративных документов, инструкций, регламентов, заявлений и административных материалов.
• Проверка точности перевода, терминологии, стиля и соответствия оригиналу.
• Обеспечение единообразия профессиональной и корпоративной терминологии на всех рабочих языках.
• Содействие в коммуникации между китайскоязычным руководством, местными сотрудниками и внешними контрагентами.
• Соблюдение конфиденциальности при работе с документами и информацией компании.

2.2. Административная поддержка и общее управление

• Организация повседневных административных процессов и обеспечение бесперебойной работы офиса.
• Подготовка, оформление, регистрация и систематизация внутренних документов.
• Координация документооборота между подразделениями компании и контроль своевременного предоставления необходимых материалов.
• Организация совещаний, подготовка повесток, протоколов и контроль исполнения поручений в пределах своей компетенции.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями, поставщиками услуг, арендодателями и другими контрагентами по административным вопросам.
• Организация закупки канцелярских принадлежностей, офисных материалов и других административных ресурсов.
• Контроль наличия необходимых офисных материалов и координация решения текущих хозяйственных вопросов.
• Подготовка административных отчётов, таблиц, презентаций и сводных материалов по запросу руководства.
• Выполнение иных административных поручений руководства в рамках должностных обязанностей.

2.3. Оформление и согласование заявок на оплату

• Подготовка и подача заявок на оплату различных расходов компании через OA-систему, CRM и другие корпоративные системы электронного документооборота.
• Оформление заявок на оплату счетов поставщиков, аренды, коммунальных услуг, административных расходов, закупок и других согласованных платежей.
• Проверка комплектности заявок и наличия необходимых подтверждающих документов: счетов на оплату, договоров, актов, накладных и других документов в зависимости от типа платежа.
• Корректное заполнение заявок с указанием суммы, валюты, получателя платежа, назначения платежа, подразделения, статьи расходов и другой необходимой информации.
• Направление заявок на согласование ответственным руководителям и подразделениям в соответствии с внутренними процедурами компании.
• Контроль статуса заявок в OA и других корпоративных системах, отслеживание этапов согласования и своевременное напоминание ответственным сотрудникам при необходимости.
• Взаимодействие с бухгалтерией, финансовым отделом, закупками и инициаторами платежей по вопросам оформления, уточнения и корректировки заявок.
• Доработка и повторная подача заявок при выявлении ошибок, недостатка документов или замечаний согласующих лиц.
• Ведение реестра поданных заявок на оплату, контроль их статуса и подготовка сводной информации по запросу руководства.
• Контроль соблюдения внутренних сроков подачи заявок и процедур согласования расходов.
• Обеспечение корректности данных и сохранности документов, связанных с заявками на оплату.

Примечание: обязанности по фактическому проведению платежей, утверждению расходов и распоряжению денежными средствами выполняются только при наличии соответствующих полномочий.

2.4. Работа с OA, CRM и корпоративными системами

• Использование OA-системы, CRM, ERP и других корпоративных платформ для подачи заявок, согласования документов и координации внутренних процессов.
• Регистрация и отслеживание административных заявок, заявок на оплату, заявлений и других внутренних запросов.
• Контроль корректности внесения информации и своевременного обновления статусов заявок.
• Электронное архивирование документов и систематизация файлов в соответствии с внутренними правилами компании.
• Освоение новых корпоративных систем и соблюдение установленных процедур электронного документооборота.
• Консультирование сотрудников по вопросам заполнения заявок и прохождения внутренних процедур согласования в пределах своей компетенции.

2.5. Документооборот и отчётность

• Регистрация, хранение и систематизация входящей и исходящей документации.
• Подготовка двуязычных и многоязычных документов, внутренних уведомлений и служебных записок.
• Ведение реестров заявок, административных расходов и документов.
• Подготовка регулярных отчётов о статусе заявок, административных задачах и незавершённых согласованиях.
• Контроль соблюдения сроков предоставления документов и выполнения поручений.
• Обеспечение конфиденциальности корпоративной, финансовой и административной информации.

3. Требования к кандидату

Образование и опыт работы

• Высшее образование в области перевода, лингвистики, международных отношений, менеджмента или смежных направлений.
• Опыт работы в административной поддержке, переводах, документообороте или координации бизнес-процессов будет преимуществом.
• Опыт работы с OA, CRM, ERP или другими корпоративными системами электронного документооборота приветствуется.

Языковые навыки

• Владение китайским и русским языками на уровне, достаточном для делового письменного и устного перевода.
• Владение казахским языком для рабочей коммуникации и перевода документов.
• Владение английским языком для перевода и деловой переписки.
• Умение точно передавать смысл, соблюдать деловой стиль и работать с профессиональной терминологией.