Офис-менеджер

Обязанности:

• Образование и опыт

• Образование: высшее или среднее специальное (желательно в сфере управления, делопроизводства или гуманитарных наук).
• Опыт работы: не менее 2 лет в административной сфере.
• Языки: владение государственным (казахским) и русским языками, знание английского языка приветствуется

• Профессиональные навыки (Hard Skills)

• Знание основ делопроизводства и документооборота (регистрация входящей/исходящей корреспонденции).
• Уверенное владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel) и оргтехникой (принтер, сканер).
• Навыки ведения деловой переписки и телефонных переговоров.
• Организация жизнедеятельности офиса (закуп канцтоваров, взаимодействие с хозяйственными и курьерскими службами)
• Организация встреч, совещаний и поездок руководителя

• Личные качества (Soft Skills)

• Грамотная устная и письменная речь (на русском и казахском языках, знание английского — преимущество)
• Строгая конфиденциальность и деловой этикет.
• Высокий уровень ответственности и самоорганизации.
• Стрессоустойчивость и готовность работать в режиме многозадачности.
• Пунктуальность, исполнительность и инициативность

• Работа с документами

• Прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции (писем, сообщений).
• Оформление первичной документации (договоров, счетов, приказов).
• Ведение архива и передача документов на хранение.
• Контроль за движением и подписанием документов у руководства

• Хозяйственное обеспечение

• Закупка канцелярских товаров, питьевой воды, расходных материалов и хозяйственных мелочей.
• Контроль исправности офисной техники (принтеров, сканеров, кондиционеров) и вызов мастеров при поломках.
• Взаимодействие с арендодателями и коммунальными службами по вопросам содержания офиса.

• Коммуникация и организация

• Прием телефонных звонков, переадресация их сотрудникам или фиксация сообщений для руководства.
• Встреча посетителей, клиентов и партнеров компании, создание комфортных условий.
• Организация встреч, переговоров и совещаний (подготовка переговорных, чай/кофе).
• Координация работы курьерской службы.

• Взаимодействие с первым руководителем

  · Ведение и оптимизация календаря руководителя.

  · Назначение внутренних и внешних встреч, переговоров.

  · Организация командировок (покупка билетов, бронирование отелей, визы)

  · Выполнение личных поручений руководителя.

  · Обеспечение комфортных условий для работы офиса и приема гостей

• 5/2 график
• 24 дня отпуск