Офис-менеджер

AyaHealth - ИТ-компания, развивающая маркетплейс здоровья. Мы резиденты Astana Hub. Команда сфокусирована на продукте, поэтому бухгалтерия, юридическое сопровождение и HR работают у нас на аутсорсе.

О роли

Мы ищем офис-менеджера, который станет административным центром компании. Вы будете отвечать за работу офиса и документооборот, а также станете связующим звеном между командой, CEO и внешними подрядчиками. Ваша задача — чтобы документы вовремя подписывались, оригиналы возвращались, а в общем потоке ничего не терялось.

Чем предстоит заниматься

Документооборот

• регистрировать, учитывать и хранить договоры, акты, письма и доверенности;
• контролировать подписание документов обеими сторонами и возврат оригиналов;
• вести реестр договоров и следить за сроками: продления, оплаты, подписки.

Работа с бухгалтерией

• собирать первичные документы (акты, АВР, счета-фактуры) от подрядчиков и партнеров и передавать их в аутсорс-бухгалтерию;
• к концу месяца проверять, что все закрывающие документы собраны.

Поддержка CEO

• вести календарь встреч;
• организовывать командировки: билеты, гостиницы;
• готовить документы к встречам и при необходимости вести протоколы;
• выполнять разовые административные поручения.

Офис и команда

• обеспечивать работу офиса: закупать канцелярию, воду, расходники и технику; взаимодействовать с арендодателем, клинингом, интернет-провайдером и операторами связи;
• проводить административный онбординг новых сотрудников: рабочее место, техника, доступы (вместе с ИТ), визитки, пропуска;
• организовывать встречи и мероприятия в офисе, принимать гостей и партнеров.

Что для нас важно

• опыт от 3 лет на позиции офис-менеджера, администратора офиса, ассистента руководителя или специалиста АХО;
• уверенный документооборот: договоры, акты, счета, доверенности, входящая и исходящая корреспонденция;
• опыт работы с ЭЦП и электронным документооборотом;
• опыт работы с бухгалтерией по первичным документам;
• свободное владение казахским, русским и английским языками, грамотная устная и письменная речь;
• уверенная работа в Google Workspace или MS Office, Slack и таск-трекерах, готовность быстро осваивать новые инструменты;
• внимательность к деталям и умение держать под контролем много сроков одновременно;
• самостоятельность: вы решаете бытовые и административные вопросы без эскалации;
• тактичность и умение работать с конфиденциальными документами, включая кадровые и финансовые;

Будет плюсом

• опыт работы в крупной компании или ИТ.

Что мы предлагаем

• заработную плату от 400 000 ₸ на руки с возможностью повышения по итогам испытательного срока;
• официальное оформление по ТК РК;
• испытательный срок 3 месяца;
• прямое подчинение CEO и видимое влияние на то, как работает компания;
• работу в офисе полный день; до открытия офиса возможен гибридный формат;
• оплату сверхурочной работы по ТК РК, если она потребуется.