Секретарь

1. Делопроизводство и документооборот

• Обработка корреспонденции: прием, регистрация, учет и распределение входящей/исходящей документации и e-mail сообщений.
• Подготовка документов: составление писем, запросов, отчетов по поручению руководителя.
• Работа на подпись: проверка правильности оформления документов, передача их на подпись директору.
• Архивация: формирование дел, обеспечение их сохранности и передача в архив в установленные сроки.
• Встреча гостей

2. Административно-организационная деятельность

• Планирование дня: ведение графика встреч, напоминание руководителю о предстоящих событиях.
• Телефонные звонки и посетители: фильтрация входящих звонков, запись на прием, встреча гостей.
• Организация совещаний: бронирование переговорных, оповещение участников, подготовка повестки дня и материалов.
• Контроль исполнения: отслеживание соблюдения сроков выполнения приказов, распоряжений и поручений.

3. Организация командировок

• Логистика: заказ билетов, бронирование отелей.
• Оформление поездок: подготовка визовых документов, составление графика поездки.
• Финансы: сбор авансовых отчетов и чеков после возвращения.

4. Обеспечение приемной

• Офисная техника: заказ канцелярии, воды, кофе, контроль за исправностью оргтехники в кабинете руководителя.
• Деловой этикет: создание комфортной и профессиональной рабочей обстановки