Офис-менеджер

Обязанности:

• знать и выполнять требования внутренней документации СМК;

  добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения Генерального директора, сохранять конфиденциальность информации, использовать все рабочее время для производительного труда;

  поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных помещениях генерального директора и руководителей предприятия, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

  контролировать состояние уборки офиса;

  обеспечить рабочее место Генерального директора предприятия и руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создать условия, способствующие эффективной работе;

  своевременно пополняет запас необходимыми офису канцелярскими принадлежностями и расходными материалами, и иными товарно-материальными ценностями, осуществляет заказ воды по мере необходимости, подписку на периодические издания;

  по поручению руководителей предприятия распределяет рабочие обязанности сотрудников офиса (водителей, технического персонала);

  ежедневно в установленные сроки получать и просматривать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию и документы, проводить их регистрацию, выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представляя проекты резолюций;

  в соответствии с принятым решением Генерального директора направляет документы исполнителям в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

  ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений Генерального директора руководителями структурных подразделений;

  организовывает проведение телефонных переговоров руководителя предприятия, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения Генерального директора информацию, полученную по каналам связи;

  вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решения;

  принимать документы и личные заявления на подпись Генеральному директору;

  формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдачу во внутренний архив или уничтожать в установленном порядке;

  осуществить прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются;

  осуществить работу с входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения) прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

  осуществить не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты;

  координировать и контролировать работу службы доставки и курьера (прием заявок и разработка графика);

  организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников предприятия;

  организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей предприятия (в т.ч. делегаций госорганов, клиентов, партнеров, поставщиков, гостей) и обеспечивает получение пропусков для доступа в офис. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

  готовить совещания и заседания, проводимые Генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня) и по ним вести и оформить протоколы совещаний в установленном порядке;

  по поручению Генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности предприятия;

  осуществлять контроль над соблюдением работниками офиса соблюдения дресс - кода;

  координировать завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в том числе освещения, сдать ключи на охрану, прочее);

  выполнять разовые служебные поручения и другую работу в пределах компетенции по поручению Генерального директора;

• высшее образование